Ich kämpfe immer wieder mit der Situation, dass ich meine ganzen Tage voll verplant habe, neue Dinge dazu kommen, und es eng wird. Am Ende bleibt das Gefühl, dass ich in ganz vielen Sachzwängen stecke und keinen Gestaltungsspielraum habe. Ich verwalte die Arbeit - ich komme nicht dazu, mich um die wichtigen Dinge zu kümmern.
Deswegen habe ich diesen Monat mit verschiedenen Kolleg:innen gesprochen, und Vorgehen gesammelt, um mir mehr Slack zu verschaffen. Das ist mein agiler Tipp. Slack ist dabei der Fachbegriff für die Zeit, die nicht mit Aufgaben belegt ist, sodass kreatives Handeln möglich wird.
Was kann ich also tun, wenn ich aus dieser Falle entfliehen, wenn ich Slack haben will?
Zuerst identifiziere ich wiederkehrende Tätigkeiten. Ich ermittle, wie häufig ich sie machen muss und mit welchem Zeitbedarf. Das trage ich in meinem Kalender mit realistischen Blöcken ein. Dadurch erreiche ich zuerst einmal, dass diese Zeiten zur Verfügung stehen.
Zweitens mache ich mir klar, welche Vor- und Nachbereitung meine Tätigkeiten, Meetings usw. haben und trage diese ebenfalls ein. Ein häufiger Fehler ist nämlich, nur die Meetings im Kalender zu haben. Dass für ein Meeting eine gewisse Vorbereitung notwendig ist, wird gerne übersehen. Und auch für die Aufgaben aus dem Meeting sollte man sich Zeit nehmen. Die wenigsten Meetings bleiben ohne Aufgaben.
Jetzt ist der Kalender schon ziemlich voll und ich habe noch gar keine Slack-Zeiten eingetragen. Dafür ermittel ich erst einmal meinen Slack-Bedarf. Der liegt üblicherweise bei 10-20%. Hast du eine Führungsaufgabe ist er meistens höher.
Und auch die Slack-Zeiten solltet du dir in den Kalender eintragen. Wahrscheinlich passt das aber nicht mehr rein, weil die Freiräume fehlen. Nun heißt es kürzen! Aber bitte nicht die Vor- und Nachbereitung der Meetings verkleinern. Bleib realistisch. Das wird nicht funktionieren. Es geht darum, Meetings abzusagen oder auf andere Personen zu übertragen. Musst du wirklich daran teilnehmen? Kann nicht auch eine andere Person aus deinem Team oder einer deiner Mitarbeiter daran teilnehmen? Was fehlt, damit das möglich ist? An diesen Aufgaben musst du arbeiten.
Das ist ein iterativer Prozess. Überleg jeden Monat neu, wie du deinem Ziel von 20% Slack näher kommst. Sprich mit deinem Vorgesetzten, sprich mit deinem Team.
Ich habe das gerade für mich angewendet und es hat zu ganz vielen neuen Erkenntnissen geführt. Ich werde damit weitermachen.
Vielen Dank an alle Kolleg:innen, die zu diesem agilen Tipp beigetragen haben.
Hast du einen agilen Tipp oder Erfahrungen, die du teilen magst?
Schreib mir gern.
