Refinement und Sprint Planning remote durchführen

In der aktuellen Situation rund um COVID-19 sind viele Teams gezwungen, remote zu arbeiten. Unabhängig von der aktuellen Pandemie, wird Remote-Arbeit ein immer relevanteres Thema für agile Teams.

Refinement und Sprint Planning

Refinement und Sprint Planning können auch remote gut funktionieren, wenn man einige spezifische Themen beachtet. Viele der Themen sind auch bei Refinements und Sprint Plannings in Präsenz wichtig, in Remote-Situation werden sie allerdings essenzieller:

  • Videokonferenz
  • Strikte Moderation
  • Kleingruppenarbeit
  • Gemeinsam bearbeitete Artefakte

Videokonferenz

Die Teilnehmer des Meetings sollten in einer Videokonferenz zusammengeschaltet werden. So ist Gestik und Mimik Teil des Meetings und der Informationsaustausch, auch „zwischen den Zeilen“, ist deutlich effektiver als wären die Teilnehmer nur per Audio verbunden.

Strikte Moderation

In einer Videokonferenz sind die Handlungsmöglichkeiten der Teilnehmer eingeschränkter als in Präsenzveranstaltungen. Man kann nicht so ohne weiteres ein Nebengespräch mit dem Nachbarn führen, man kann nicht so leicht die Stimmung der Gruppe spüren etc..

Das alles führt dazu, dass es für die Teilnehmer viel schwerer wird, das Meeting spontan zu gestalten. Folglich muss der Moderator einen klaren, gut vorbereiteten Fahrplan haben und klare Ansagen machen, was als nächstes zu tun ist.

„Stillere“ Teammitglieder werden in Videokonferenzen meistens noch stiller. Der Moderator sollte das im Blick haben und die Teilnehmer immer wieder zum Mitarbeiten einladen und kreativ werden bei Formaten, die eine gute Partizipation erlauben.

Bei verteiltem Arbeiten sind gute Moderatoren / Scrum Master / Agile Coaches also noch viel wichtiger als bei räumlich zusammensitzenden Teams.

Kleingruppenarbeit

Bei allen Refinements und Sprint Plannings ist Kleingruppenarbeit ein mächtiges Instrument, um die Effizienz zu steigern. Mit einer Gruppe von 8 Entwicklern gemeinsam eine Story zu verfeinern oder in Tasks zu zerlegen, gestaltet sich zäh und ineffektiv. Verteiltes Arbeiten potenziert diesen Effekt.

Lösen lässt sich das Problem über Kleingruppenarbeit. Das Refinement läuft dann wie folgt ab:

  • Der Scrum Master sieht Kleingruppenarbeit mit Paaren oder Trios vor. In einem Team mit 7 Teammitgliedern würden sich zwei Trios und ein Paar (der Product Owner macht auch mit) anbieten.
  • Der Product Owner stellt die nächsten drei zu verfeinernden User Story vor.
  • Die beiden Trios und das Paar nehmen sich jeweils eine der User Stories für 15 bis 20 Minuten vor und verfeinern die Story in ihrer Kleingruppe.
  • Danach stellen die Kleingruppen ihre Verfeinerungen vor und es wird gemeinsam entschieden, ob die User Stories damit „gut genug für jetzt“ sind oder weitere Verfeinerung benötigen.
  • Danach wird mit denselben oder neuen User Stories in die nächste Verfeinerungsrunde gestartet.

Die Ablauf der Sprint-Planung ist fast identisch: Statt der Verfeinerung der User Stories erfolgt der Task Breakdown. Da der Product Owner am Task Breakdown nicht teilnimmt, muss der Scrum Master etwas andere Kleingruppen planen.

Gemeinsam bearbeitete Artefakte

Damit die Kleingruppen effektiv kooperieren können, müssen sie gemeinsam an den Artefakten (User Stories, Tasks) arbeiten können. Dafür ist das passende Tooling vorzusehen. Häufig wird es dafür notwendig sein, User Stories vor dem Meeting aus einem Ticket-System (z.B. Jira) in ein anderes Tool und das Ergebnis nach dem Meeting wieder zurück ins Ticket-System zu überführen. Der Zusatzaufwand lohnt sich allerdings, weil die Teilnehmer im Meeting dadurch deutlich effizienter zusammenarbeiten können.

Kniff: Schreiben ohne Reden

Wenn die Teilnehmer ein Artefakt kooperativ bearbeiten können (z.B. eine geteilte Tabelle), dann findet Kommunikation auch dadurch statt, dass die Teilnehmer sehen, was die anderen Teilnehmer schreiben. Damit kann es sehr effektiv sein, gemeinsame Stillarbeit vorzusehen – insbesondere immer dann, wenn per Brainstorming Ideen oder Konzepte gesucht werden. Diese Art des Arbeitens kommt natürlich den Teammitgliedern besonders entgegen, die sonst eher stiller sind. Überraschenderweise kann verteiltes Arbeiten damit eine breitere Partizipation der Teammitglieder erlauben.