Videokonferenz
Die Teilnehmer:innen des Meetings sollten in einer Videokonferenz zusammengeschaltet werden. So ist Gestik und Mimik Teil des Meetings und der Informationsaustausch, auch „zwischen den Zeilen“, ist deutlich effektiver als wären die Teilnehmer:innen nur per Audio verbunden.
Strikte Moderation
In einer Videokonferenz sind die Handlungsmöglichkeiten der Teilnehmer:innen eingeschränkter als in Präsenzveranstaltungen. Man kann nicht so ohne weiteres ein Nebengespräch mit jemandem führen, man kann nicht so leicht die Stimmung der Gruppe spüren etc..
Das alles führt dazu, dass es für die Teilnehmer:innen viel schwerer wird, das Meeting spontan zu gestalten. Folglich muss der:die Moderator:in einen klaren, gut vorbereiteten Fahrplan haben und klare Ansagen machen, was als Nächstes zu tun ist.
„Stillere“ Teammitglieder:innen werden in Videokonferenzen meistens noch stiller. Der:die Moderator:in sollte das im Blick haben und die Teilnehmer:innen immer wieder zum Mitarbeiten einladen und kreativ werden bei Formaten, die eine gute Partizipation erlauben.
Bei verteiltem Arbeiten sind gute Moderator:innen / Scrum Master / Agile Coaches also noch viel wichtiger als bei räumlich zusammensitzenden Teams.
Kleingruppenarbeit
Bei allen Refinements und Sprint Plannings ist Kleingruppenarbeit ein mächtiges Instrument, um die Effizienz zu steigern. Mit einer Gruppe von 8 Entwicklern gemeinsam eine Story zu verfeinern oder in Tasks zu zerlegen, gestaltet sich zäh und ineffektiv. Verteiltes Arbeiten potenziert diesen Effekt.
Lösen lässt sich das Problem über Kleingruppenarbeit. Das Refinement läuft dann wie folgt ab:
- Der Scrum Master sieht Kleingruppenarbeit mit Paaren oder Trios vor. In einem Team mit 7 Teammitglieder:innen würden sich zwei Trios und ein Paar (der Product Owner macht auch mit) anbieten.
- Der Product Owner stellt die nächsten drei zu verfeinernden User Storys vor.
- Die beiden Trios und das Paar nehmen sich jeweils eine der User Storys für 15 bis 20 Minuten vor und verfeinern die Story in ihrer Kleingruppe.
- Danach stellen die Kleingruppen ihre Verfeinerungen vor und es wird gemeinsam entschieden, ob die User Storys damit „gut genug für jetzt“ sind oder weitere Verfeinerung benötigen.
- Danach wird mit denselben oder neuen User Storys in die nächste Verfeinerungsrunde gestartet.
Der Ablauf des Sprint Plannings ist fast identisch: Statt der Verfeinerung der User Storys erfolgt der Task Breakdown. Da der Product Owner am Task Breakdown nicht teilnimmt, muss der Scrum Master etwas andere Kleingruppen planen.
Gemeinsam bearbeitete Artefakte
Damit die Kleingruppen effektiv kooperieren können, müssen sie gemeinsam an den Artefakten (User Storys, Tasks) arbeiten können. Dafür ist das passende Tooling vorzusehen. Häufig wird es dafür notwendig sein, User Storys vor dem Meeting aus einem Ticket-System (z. B. Jira) in ein anderes Tool und das Ergebnis nach dem Meeting wieder zurück ins Ticket-System zu überführen. Der Zusatzaufwand lohnt sich allerdings, weil die Teilnehmer:innen im Meeting dadurch deutlich effizienter zusammenarbeiten können.
Kniff: Schreiben ohne Reden
Wenn die Teilnehmer:innen ein Artefakt kooperativ bearbeiten können (z. B. eine geteilte Tabelle), dann findet Kommunikation auch dadurch statt, dass die Teilnehmer:innen sehen, was die anderen schreiben. Damit kann es sehr effektiv sein, gemeinsame Stillarbeit vorzusehen – insbesondere immer dann, wenn per Brainstorming Ideen oder Konzepte gesucht werden. Diese Art des Arbeitens kommt natürlich den Teammitglieder:innen besonders entgegen, die sonst eher stiller sind. Überraschenderweise kann verteiltes Arbeiten damit eine breitere Partizipation der Teammitglieder:innen erlauben.
