Agile Coaching-Tipps von it-agile (8)

 Doreen Eisenberg-Timm, November 2022

„Der Zeitdruck von außen ist sehr hoch. Deshalb hat sie gemeinsam mit dem Team schon am Anfang beschlossen, schneller und häufiger als üblich Retrospektiven durchzuführen. Die Intention war, schnell und leichtgewichtig über den Prozess zu reflektieren und notwendige Anpassungen ebenso schnell zu gestalten und umzusetzen. Aktuell setzen sie sich einmal die Woche (am Freitag) zusammen, schauen zurück auf die Woche und entwerfen Experimente, wie ihr Prozess in der nächsten Woche noch besser werden kann. Das Team investiert dafür pro Woche 30 Minuten.
Da viele Themen noch präsent sind, schaffen sie in dieser Zeit alle Phasen des klassischen Retrospektiven-Designs von Diana Larsen und Esther Derby (Bühne bereiten, Daten sammeln, Einsichten generieren, Entscheidungen treffen, Abschluss). Die beschlossenen Experimente werden so schnell auf ihre Wirkung überprüft und ggf. verworfen oder verfeinert.

Diese Art der Retrospektivendurchführung passt, wenn die Teams sich in vielen kleinen Schritten evolutionär verbessern wollen und können. Auch in Umgebungen, in denen es schwerfällt, alle zwei Wochen 1,5 Stunden zu investieren (z. B. wegen einer zu besetzenden Hotline) kann dies eine nützliche Alternative sein.“

Sven Günther, Oktober 2022

„Oft erlebe ich, dass Personen mit denen ich zusammenarbeite total begeistert von der Idee sind, die Arbeit zu limitieren. Das Konzept leuchtet ein und die Hoffnungen in die Wirkung sind groß. Genau so oft kommt dann die Frage: „Und wie fange ich an?“

Hier zwei Vorschläge, wie man starten könnte.

- Variante 1: mit Absicht ein hohes Limit wählen (zB 20) um der Befürchtung zu entgegnen, dass dann nichts mehr weitergeht. Man gewöhnt sich aber schon mal an ein Limit. Dann Schritt für Schritt reduzieren, bis es angemessen ist und die ersten Engpässe sichtbar werden.
- Variante 2: mit kleinen Limits beginnen. Dafür benötig man am Anfang die Vereinbarungen, dass diese gebrochen werden dürfen. Jedes Mal wenn das passiert, wird der Grund notiert, warum wir das Limit gebrochen wurde. Mit diesen Informationen kann später reflektiert werden, ob das Limit zu niedrig ist oder das Verhalten geändert werden kann.“

Timo Chammout, September 2022

Der Agile Tipp stammt von Timo Chammout. Timo war Teilnehmer bei unserer letzten Flawless-Teambuildung-Schulung. Dort hat Timo die „Kollegiale Rollenwahl“ als einen Teil seiner bisherigen Teambuildingaktivitäten vorgestellt. Das Konzept stammt aus dem Buch „Das kollegial geführte Unternehmen“ von Bernd Oestereich und Claudia Schröder.

Es geht darum, Rollen nicht einfach von außen zu besetzen, sondern das Team in einem demokratischen Prozess mit einzubinden. Dafür sind drei Dinge notwendig:

1. Klarheit über die Rolle herstellen. Hier geht es um Aufgaben, Zeitraum der Besetzung oder Erfolgskriterien.
2. Kandidat:innen sammeln. Hier werden Personen vorgeschlagen, die auf Grundlage der vorher hergestellten Klarheit als geeignet angesehen werden.
3. Wählen. Die Wahl erfolg in dem Modell per Widerstandsabfrage. Die Person mit dem geringsten Widerstand wird gefragt, ob sie die Rollen übernehmen will.

Das Verfahren führt zu einer höheren Akzeptanz der Person in Rolle, als wenn dies von außen vorgegeben würde. Zudem kommen so auch immer mal wieder überraschende Ergebnisse auf, wo Personen gewählt werden, an die vorher niemand gedacht hatte. 

Wie werden bei dir Rollen besetzt? Hast du noch gute Ideen, die das Team in die Entscheidung mit einbeziehen?

Stefan Zumbrägel, August 2022

Der Agile Tipp kommt aus unserer Schulung zu Flawless Teambuilding. Beim Punkt „Team-Vereinbarungen treffen“ stellen wir immer wieder fest, dass es viele Ideen gibt, wie du zu Vereinbarungen kommst, sich viele aber schwer tun, wirklich gute Vereinbarungen zu finden.

Einen Grund dafür entdecken wir dabei immer wieder: Oft werden Vereinbarungen / Regeln gesammelt, in dem eine Person sagen darf „das brauche ich von dir / euch“ und das dann oft nicht mehr infrage gestellt wird. Peter Block hat in seinem Buch „Flawless Consulting“ Prinzipien für Vereinbarungen beschrieben. Eines passt hier sehr gut: „Man darf Nein-Sagen zu Dingen, die andere von einem wollen“. Wenn wir es schaffen, diesem Prinzip beim Aufstellen von Vereinbarungen zu folgen, ist das darin entstehende „Ja“ auch noch viel kraftvoller. 

Und natürlich soll dadurch nicht das Vetorecht übertragen werden, sondern jedes „Nein“ ist der Anfang eines Gespräches darüber, was jede und jeder Einzelne wirklich will und wie wir gemeinsam zu einer guten Lösung kommen.

Wie schaffst du es, zu nützlichen Vereinbarungen zu kommen?

Henning Wolf, Juli 2022

Der Agile Tipp stammt in diesem Monat aus einer Diskussion mit meinem Kollegen Ilja Preuß. Wir sprachen über die Herausforderung, die man als Coach oder Scrum Master hat, wenn die Teammitglieder nach Lösungen fragen. Wenn wir nämlich in einer Coaching-Haltung bleiben wollen, würden wir ja lieber keinen Ratschlag erteilen wollen, sondern stattdessen helfen, dass selbst eine Lösung gefunden wird. Ilja benutzt dafür die folgende Frage: 

„Willst du meine Lösung oder möchtest du, dass ich dir helfe, deine Lösung zu finden?“
(Manchmal auch in der Variante „eine Lösung“ statt „meine Lösung“.)

So wird jedenfalls explizit klar, was gerade gesucht wird.

Warum wir als Coaches so ungern Ratschläge erteilen?

1. Mitunter wenden Teammitglieder unseren Rat an ohne ihn zu hinterfragen und sind dann frustriert, wenn es nicht klappt (und geben uns die Schuld daran).
2. Wir nehmen an, dass die Teammitglieder für die meisten Herausforderungen durchaus und er Lage sind, die Lösungen selbst zu finden (was auch daran liegt, dass sie die konkreten Randbedingungen der Situation meist besser kennen als der Coach).
3. Wir wollen als Coaches die Lösungskompetenzen stärken und nicht aus Versehen ein Muster etablieren, dass man mit immer mehr Problemen einfach zum Coach läuft, weil der einem immer gleich einen Rat gibt (ohne dass man selber nachdenken muss).

Henning Wolf, Juni 2022

Bei unserem letzten Open Space kam als Checkin die folgende Frage:
Was findest du an deiner Arbeit wichtig?
(Danke für die Frage an den Kollegen Sven!). 

Ich kam leider etwas später dazu und hatte noch von niemandem eine Antwort gehört. Mir fiel am Freitag Nachmittag nach einer recht anstrengenden Woche selbst nichts ein, und auch die Kolleginnen nach mir haben den Punkt übersprungen.

Das hat mich im Nachklapp noch beschäftigt, und ich bin für mich zu folgendem Schluss gekommen: Ich empfinde meine Arbeit als wichtig, weil sie dazu beiträgt, dass Menschen auf der Arbeit Sinn erleben können, wirkungsvoll sein können und sich dabei nicht heldenhaft überfordern müssen. Das gelingt mir nicht in jeder Situation, und ich sehe da noch einige Herausforderungen.
Ich empfinde meine Arbeit zusätzlich für mich persönlich wichtig, weil sie mir erlaubt zu lernen und zu wachsen und zu entdecken, was mir wichtig ist (und ich kann mir dazu alternative Wege vorstellen).

Als Tipp möchte ich euch die Frage für den Checkin empfehlen (aber vielleicht nicht am Freitag Nachmittag) und empfehle, dass ihr etwas Zeit lasst, damit zumindest eine Weile darüber nachgedacht werden kann, bevor eine Antwort gegeben wird.

Wolfgang Wiedenroth, Mai 2022

Wolfgang arbeitet gerade mit einem Team, das eher aus einem Haufen Einzelkämpfer besteht. Wolfgangs Ziel in dem Team ist es, die Kollaboration zu erhöhen, um Überlast zu verringern und Vorhersagbarkeit zu erhöhen. In einem Daily Scrum erlebte Wolfgang folgenden Dialog:

Arne: Ich habe freie Kapazität. Braucht jemand Hilfe?

*Stille*

Wolfgang: Lass uns die Frage anders stellen. Hat jemand ein Thema, wo Arne mitarbeiten kann?

Florian: Ich hätte da etwas, wenn er sich darum kümmert, haben wir am Montag drei Tickets weniger in Arbeit. Ich hatte dazu aber eigentlich schon einen Termin mit Sven vereinbart.

Sven: (Erleichtert) Ich gebe das gerne ab.

Claudia: Ich hätte da auch noch ein Thema.

Wolfgang: Super! Arne, wenn Du mit den Themen von Florian durch bist, kannst Du dich bei Claudia melden. Das gilt natürlich auch für alle anderen, solltet ihr mit euren Aufgaben fertig werden.

Die Änderung der Frage ist so minimal, dass meinen könnte, es bestehe gar kein Unterschied. Die Intention der Fragen ist bei beiden dieselbe: “Wo kann zusammengearbeitet werden?” Der Unterschied liegt im Fokus. 

Die Frage nach Hilfe legt den Fokus auf eine Person, die offenbaren muss, dass sie Hilfe benötigt. Dies kann das Gefühl auslösen, „nicht gut genug“ zu sein. So nicht wahrgenommen werden zu wollen kann verhindern, sich an dieser Stelle zu melden. 

Die Frage nach Mitarbeit fokussiert auf die Arbeit und die kann sicherlich noch ein paar fleißige Hände benötigen, um endlich fertig zu werden. Deswegen Wolfgangs Tipp: Stelle Fragen aus Sicht der Arbeit und vermeidet damit Fragen, die (ungewollt) Schutzfunktionen bei Beteiligten aktivieren.

Peter Rößler, April 2022

„Du hast dein Meeting vorbereitet und überlegst, wie du methodisch vorgehen willst. Prima! Im Meeting erklärst du der Gruppe, was als Nächstes passiert und willst anschließend den Startschuss zu einer Aktivität geben. Du richtest dich an die Gruppe: „Könntet ihr vielleicht dazu bitte Post-its schreiben?“. Die Reaktion: Keine. Und Stille. Und keiner schreibt Post-its. Kennst du ähnliche (stille) Situationen?

Ein einfacher Tipp, der Klarheit und Orientierung schafft: Mache ganz konkrete und direkte Ansagen an die Gruppe. Kein „vielleicht“, kein „könntet“ , kein „würdet“ oder sonstige Abschwächungen, sondern ein klares „Schreibt jetzt bitte Post-its!“ (evtl. unterstützt mit einer passenden Geste bei einem Präsenzmeeting).

Beobachte doch mal in deinem nächsten Meeting, wie klar deine Impulsfragen oder Aufforderungen sind. 
Für viele fühlt es sich oft erst mal befremdlich an, so direkt und forsch zu sein. Du wirst aber schnell merken, dass es der Gruppe ungemein hilft, klare Ansagen zu bekommen. Wenn es dir schwerfällt, die konkreten Ansagen im Meeting zu finden, schreibe dir die Ansagen in der Vorbereitung auf oder übertrage sie in deinen Ablaufplan der Moderation. 

Pro-Challenge: Versuche in deiner nächsten Moderation keine „entweder-oder“-Frage zu stellen. Und beobachte was passiert, wenn dir doch eine solche Frage rausrutscht!“

Peter Rößler, März 2022

„In einem Inhouse Training vor kurzem hatte ich zum ersten Mal Teilnehmende, die sich auch nach Nachfragen und Bitten ihr Video zu aktivieren, nicht dazu überwinden konnten. Spannend fand ich die Antwort des Teams auf meine Frage, welche Team Vereinbarung sie denn dazu nach 2 Jahren Remote Arbeit hätten. Die Antwort war in etwa: „Wir haben uns impliziert darauf geeinigt, dass jeder das für sich selber entscheiden kann.“ Mmmmmh. 

Um die gute Trainingsatmosphäre bis dahin nicht durch eine Grundsatzdiskussion zu Video an/aus zu gefährden, habe ich bei diesem Training auf das Video von etwa einem Drittel der Teilnehmenden verzichtet. Das Training verlief gut und ich war sogar erstaunt, dass die Reaktionszeit und das Feedbackgeben der Teilnehmenden ohne Videos trotz sehr interaktivem Training relativ gut klappte.

Im Nachhinein muss ich mich jedoch selber in die Verantwortung nehmen. Wenn ich möchte, dass alle im Training oder Workshop mit Video zugeschaltet bin, muss ich mich im Vorfeld darum kümmern, und ggf. einen „Remote-Vertrag“ dazu mit dem Kunden oder Team vereinbaren. Und für alle Teams, die seit über zwei Jahren mit Remote Arbeit, noch keine explizite Vereinbarung dazu getroffen haben, bietet es sich an eine diesbezügliche Vereinbarung zumindest explizit zu haben. 

Ich habe Verständnis, dass vereinzelt Teilnehmende kein Video anschalten wollen. Viele der ursprünglichen Beweggründe bezüglich Privatsphäre oder technischer Schwierigkeiten, sollten nach zwei Jahren durch Basisfunktionalitäten wie verschleierter Hintergrund o.ä. gelöst sein.“

Peter Rößler, Februar 2022

„In unserer Schulung Grundlagen der Meeting Moderation stellen wir das Konzept der Meeting-Wächter:innen vor. 

Die Meeting-Wächter:innen passen darauf auf, dass wir bestimmtes Verhalten innerhalb des Meetings einhalten oder wir leicht auf Störungen eingehen: z. B. regelmäßige Pausen („Pausenclown“), Fokus halten („Zielscheibe”) oder ELMO („Enough Let's Move On”). Zudem helfen die Meeting-Wächter:innen die Verantwortung für ein erfolgreiches Meeting mit auf die Teilnehmenden zu verteilen. Denn nachdem wir die Funktion der Meeting-Wächter:innen erklärt haben, ermutigen wir alle im Raum die Meeting-Wächter:innen in der jeweiligen Situation zu „aktivieren.“ 

Wenn wir uns vor Ort treffen, können die Wächter:innen anhand von entsprechend signierten Karteikarten oder definierten Spielfiguren (z. B. Playmobil) im Meetingraum hochgehalten werden. Treffen wir uns virtuell, bietet sich an die Meeting-Wächter:innen als Grafik auf dem Kollaborationstool (z. B. Miro) zu hinterlegen, so dass jeder Teilnehmende die Grafik auf den Bereich schieben kann, bei dem gerade gearbeitet wird.

Und natürlich kann sich jeder Teilnehmende auch einfach per Wort melden, wenn eine Pause nötig ist oder der Fokus gerade verloren geht. Über das vereinbartes Signal oder über einen Gegenstand (Meeting-Wächter:innen) tun sich meiner Erfahrung nach Teilnehmende jedoch leichter, die Störung anzusprechen.“

Stefan Zumbrägel, Januar 2022

„Als Vater einer kleinen Tochter komme ich aktuell mit vielen Produkten in Kontakt, über die ich mir vorher gar keine Gedanken gemacht habe. So kam es, dass ich mit meiner Frau in einem Babyladen stand und die Verkäuferin uns eine Schale mit Saugnapf angepriesen hat. Die Idee fanden wir beide super, da unsere Tochter zum dem Zeitpunkt Teller sehr gerne von ihrem Tisch direkt runter geworfen hat. Wir haben das Produkt noch im Geschäft getestet und waren von der Saugleistung begeistert.

Zu Hause angekommen kam das Produkt dann mit der Zielgruppe in Kontakt. Dort hat es ungefähr 10 Sekunden gedauert, bis auch dieser Teller auf dem Boden lag. Wir waren beide sehr verwundert, aber es lag einfach daran, dass unsere Tochter den Teller aus einer anderen Perspektive und direkt am Saugnapf gefasst hat. Damit war der Hauptnutzen des Produktes für uns verloren. 

Mir hat das noch mal gezeigt, dass es wichtig ist, Produkte immer und möglichst früh mit der Ziel- und nicht nur mit der Käufergruppe zu testen.“