Agile Coaching-Tipps von it-agile (9)

Chris Steindel, August 2023

Die Arbeit in Personalabteilungen fühlt sich häufig sehr getrieben an. Neben dem Tagesgeschäft und geplanten Projekten rufen die Kolleg:innen natürlich auch regelmäßig unvorhersehbar an und fragen „Kannst du mal…?“. Also „Kannst du mir nochmal meine Lohnabrechnung schicken?” „Kannst du mir sagen wie ich meine betriebliche Altersvorsorge starten kann?” „Kannst du mir sagen, ob ich ein zweites mal in Elternzeit gehen kann?“. Diese sogenannten „KDM” („Kannst du mal“) summieren sich dann gerne im Laufe der Wochen.

Wisst ihr, wieviel unvorhergesehene Arbeit bei euch landet? Ist es 50/50 oder gibt es schon eine eindeutige Gewichtung? Der erste Schritt, um das zu beantworten, ist zu schauen, welcher Teil der Arbeit den Großteil eures täglichen Tun ausmacht. Dafür könnt ihr zum Beispiel anfangen, eine „KDM-Strichliste” einzuführen. Gefällt euch das Verhältnis von geplanter und ungeplanter Arbeit? Ist das etwas, was ihr als HR-Team gut abbilden könnt? Macht gemeinsam eine Retro und schaut, welche Probleme dadurch ggf. entstehen, und wo ihr Maßnahmen benötigt, um das Verhältnis von geplanter und ungeplanter Arbeit besser zu managen!

Fabienne Elsmann, Juli 2023

Es ist nicht für jede:n einfach, von alleine etwas zu benennen, das schlecht läuft. In einem Team fiel es schwer, offen über Tickets zu sprechen, die gerade unbeliebt oder schwer zu lösen sind. Die Tickets blieben lange auf dem Board liegen.

Zusammen haben wir „Die Goldene Himbeere des Tages“ eingeführt. Die Goldene Himbeere ist ein Anti-Oscar, der für besonders schlechte Filme vergeben wird. Die Frage „Was ist die Goldene Himbeere des Tages?“ wurde regulärer Teil der Daily Agenda des Teams.

Dadurch konnten alle das schlimmste Ticket benennen, statt es auf dem Board liegen zu lassen. So wurde es einfacher, auf Probleme hinzuweisen und sie gemeinsam anzupacken.

Stefan Zumbrägel, Juni 2023

Um effektiv in Teams mit evolutionären Veränderungen zu arbeiten, gibt es sechs praktische Tipps. Sie sind vielleicht nicht alle neu, doch ich merke immer wieder, wie wertvoll es ist, sich diese regelmäßig ins Gedächtnis zu rufen:

• Nutze Retrospektiven: Führe regelmäßig Retrospektiven durch, um deine Prozesse und Arbeitsweisen stetig zu überprüfen und zu verbessern. Bei diesen Treffen, die am Ende jeder Iteration abgehalten werden, diskutiert ihr, was gut funktioniert hat und was ihr verbessern könnt. Dieser Reflektionsprozess ermöglicht es eurem Team, evolutionäre Veränderungen effektiv zu erkennen und einzuführen.
• Experimentiere mit kleinen Änderungen: Statt große, revolutionäre Veränderungen anzustreben, konzentriere dich auf kleine, inkrementelle Verbesserungen. Solche kleinen Experimente sind oft leichter zu bewältigen und stoßen in der Regel auf weniger Widerstand innerhalb des Teams.
• Fördere eine offene Feedback-Kultur: Offene Kommunikation und der Austausch von Feedback sind entscheidend für evolutionäre Veränderungen. Euer Team sollte eine Atmosphäre schaffen, in der sich jeder sicher fühlt, seine Meinung zu äußern und konstruktives Feedback zu geben.
• Lerne und passe dich an: Evolutionäre Veränderung basiert auf dem Prinzip des Lernens und Anpassens. Es ist wichtig, dass ihr als Team bereit seid, aus Fehlern zu lernen und euch an verändernde Umstände anzupassen. Es geht nicht nur um Veränderung um der Veränderung willen, sondern um kontinuierliche Verbesserung.
• Fördere die Eigenverantwortung: Jedes Teammitglied sollte sich für die stetige Verbesserung verantwortlich fühlen. Evolutionäre Veränderung ist kein Prozess, der ausschließlich von Teamleitern oder Managern durchgeführt wird, sondern sie sollte auf allen Ebenen des Teams stattfinden.
• Baue Verständnis für Veränderung auf: Veränderungen stoßen oft auf Widerstand. Deshalb ist es wichtig, dass ihr als Team versteht, warum eine Veränderung notwendig ist und wie sie euch letztendlich zugutekommt. Dies hilft dabei, Widerstände gegen Veränderungen zu überwinden und die Akzeptanz zu erhöhen.

Peter Rößler, Mai 2023

„Ganz oft kommt es vor, dass Teams in ihrer Zusammenarbeit bestimmte Verhaltensmuster gar nicht wahrnehmen. Dazu gehören auch Themen, die immer wieder umgangen werden. Man spricht dann gerne von dem „Elefanten im Raum“. Oft ist dann ein Impuls von außen notwendig.

In der Begleitung von Teams ist eine mögliche Technik, diesen Impuls zu geben, das Spiegeln. Dabei gibt die begleitende Person in eigenen Worten wieder, was er oder sie soeben gehört, gesehen oder wahrgenommen hat. Dabei ist es wichtig, diese Spiegelung so wertfrei wie möglich darzustellen, auch wenn man da selbst starke Emotionen hat.

Wichtig ist, sich bewusst zu machen, dass von außen offensichtliche Dinge für die Gruppe selbst nicht immer sichtbar sind. Oft erlebe ich Scrum Master, die nicht intervenieren, weil sie glauben, das Team mache Dinge bewusst. Hier ist meine Erfahrung, lieber einmal zu viel Dinge Spiegeln als zu wenig.
Ziel sollte dabei immer sein, dass Team in die Lage zu versetzen, selbst mit dem Thema umzugehen. Dafür reicht es manchmal einfach, das laut auszusprechen. Manchmal braucht das Team auch weitere Begleitung, um mit dem Thema umzugehen.“

Peter Rößler, April 2023

„Als ich meine ersten Schritte als Product Owner gemacht habe, war der Austausch mit den anderen Product Ownern aus der Organisation für mich selbstverständlich. Ich hatte dort immer die Möglichkeit für persönliche Herausforderungen oder Themen, die ich in meinem Team hatte Impulse und neue Perspektiven zu bekommen.

Erst durch meine Tätigkeiten in anderen Unternehmen wurde mir klar, dass das gar nicht selbstverständlich ist, so etwas zu haben. Die Gründe dafür sind vielfältig, aber ich bin überzeugt, dass jeder das für sich einrichten kann. Dabei lohnt es sich oft auch den Blick zu weiten. Vielleicht gibt es Personen mit ähnlichen Aufgaben in anderen Unternehmensbereichen? Bietet die HR-Abteilung vielleicht eine Unterstützung? Oder kann ich noch mal Kontakt mit Personen aufnehmen, die ich bei einer letzten Schulung kennengelernt habe?

Bei Supervision kann oft auch der Blick von außen sehr hilfreich sein. Als it-agile unterstützen wir hier auch sehr gerne. Sprich uns an und ich bin mir sicher, wir finden ein Weg.“

Stefan Zumbrägel, März 2023

„Ich erlebe täglich Menschen, die versuchen, sich allein durch die Welt zu schlagen. Egal ob Scrum Master, Product Owner oder Führungskräfte. Dieses „sich alleine durchwurschteln“ führt oft nicht zu den besten Ergebnissen. 

Das Muster kenne ich von mir selber. Da dreht man sich bei der Lösung eines Problems oft selber im Kreis, nutzt immer wieder dieselben Muster für die eigene Arbeit oder glaubt, man wäre mit einem bestimmten Problem allein auf dieser Welt.

In allen Rollen ist es wichtig, Netzwerke zu bilden, zu pflegen und sich zu trauen, sie zu nutzen. Dabei gibt es für die verschiedensten Rollen vielfältige Angebote. Öffentliche User Groups, interne Austauschrunden oder Agile Tuning Tage von it-agile um nur einige zu nennen. Die Entwicklung der letzten Jahre kommt da entgegen, weil es mehr Onlineangebote gibt. So kann man auch an User Groups in anderen Ländern teilnehmen.“

Pete Rößler, Februar 2023

Veränderungen in Organisationen sind selbstverständlich. Und Veränderungen in Organisationen zu ermöglichen ist herausfordernd. Esther Derby widmet sich in ihrem aktuellen Buch genau diesem Thema: Wie können wir Veränderungen positiv und produktiv gestalten? 

Derby versucht Veränderungen durch Anziehungskraft  (Change by attraction) zu ermöglichen. Veränderung durch Anziehungskraft ist das Gegenteil davon, einen Wandel voranzutreiben (driving change). Wandel voranzutreiben arbeitet mit Hilfe von Drängen, Überreden, Schmeicheln und Sanktionieren, weil das sich auf die Macht von Bezugspersonen, Experten und Informationen stützt. Veränderung durch Anziehung hat den gegenteiligen Effekt: Der Widerstand schwindet, weil es nichts gibt, wogegen wir uns wehren können; es gibt nur etwas, das wir vorwärts bewegen können, und zwar freiwillig.

Ihre Leitlinien dafür gießt sie in 7 Regeln. Du kannst hier die komplette Buchrezension lesen.

Stefan Zumbrägel, Januar 2023

„Oft höre ich kurz vor dem Review in Teams Sätze wie „(...) wäre eine super Idee, leider fehlt uns jetzt die Zeit, das vorzubereiten!“ Oder „Wir können das aktuelle Feature nicht vorstellen, weil es für den Kunden im Hintergrund läuft!“.

Das Problem dahinter ist, dass zu spät mit der Vorbereitung des Reviews bzw. dem Gedanken daran begonnen wird. Oft passiert dies erst am Tag des Reviews. Da bleibt dann wenig Zeit für die Erstellung komplexer Testfälle, Einrichtung von Systemen oder die Einladung relevanter Stakeholder.

Ich versuche daher aktuell mit Teams schon im Sprint Planning das Review mitzudenken. Wie wollen wir das Feature präsentieren? Was und wen brauchen wir dafür? Welche Art von Feedback wollen wir haben? Wenn Teams sich am Beginn der Iteration schon mit diesen Themen auseinandersetzen, bleibt in der Folge mehr Zeit, um die Vorbereitungen in Ruhe umzusetzen. 

Welche Strategien verfolgst du, um die Reviewvorbereitung nicht erst "auf den letzten Drücker" zu machen? Ich bin gespannt auf deine Ideen. Die sind bestimmt auch einen nächsten Tipp Wert.“