Zurückschauen und besser werden

Was sind Retrospektiven?

Retrospektiven sind Teamtreffen, deren Ziel es ist, aus der Vergangenheit zu lernen. „Retrospektiv“ bedeutet „rückblickend“. Die Teammitglieder schauen also gemeinsam zurück und bewerten, was gut und was schlecht gelaufen ist. Sie analysieren, warum Dinge gut liefen oder von Erwartungen abwichen, um so Maßnahmen zur Verbesserung zu formulieren und anzugehen. Erfahren Sie, warum Retrospektiven so wichtig sind im agilen Workflow und auf was Sie bei der Durchführung achten sollten.

Retrospektiven verbessern Prozesse und die Zusammenarbeit im Team: Die Maßnahmen aus der Retrospektive wandern in das Product Backlog der nächsten Iteration und fließen so in das nächste Produktinkrement ein.

Bereit zur Schulung

Was haben Sie und Ihr Team davon?

Nutzen und Vorteile von Retrospektiven

Eine Retrospektive funktioniert wie eine Feedback-Schleife. Nach einer gewissen Zeit schaut man sich Prozesse und die Zusammenarbeit im Team an. Das Ziel ist es, Hürden schneller zu erkennen und Lösungen zu finden. Das kann ein Automatisierungsvorhaben, einen „Flaschenhals“ zu externen Teams oder eine zwischenmenschliche Konfliktklärung betreffen.

  • Zusammenarbeit im Team verbessern
  • kontinuierliche Verbesserung der Arbeitsabläufe
  • Frust vermeiden/auflösen
  • Raum, um Themen im Team offen anzusprechen
  • Als Team stärker zusammenwachsen

Wie funktioniert so eine Retrospektive?

Retrospektiven sind das Kernelement von Agilität

Agile Methoden setzen auf einen regelmäßigen, evolutionären Verbesserungsprozess gemäß des Prinzips von „Inspect & Adapt“ (prüfen und anpassen).

Deshalb ist es für Agilität entscheidend, in einem festen Rhythmus gemeinsam kritisch auf die bisherige Zusammenarbeit und das Ergebnis zu blicken. In der Retrospektive bespricht das Team Unzufriedenheiten offen an und entwickelt gemeinsam Maßnahmen zur Verbesserung in der Zusammenarbeit und bezüglich des Prozesses.

Wie oft findet eine Retrospektive statt?

Die meisten erfolgreichen agilen Teams führen nach jeder Iteration, also alle 2–4 Wochen, Retrospektiven durch. Es ist ratsam, Team-übergreifende Retrospektiven in einem größeren Zeitabstand durchzuführen, z.B. alle 3–6 Monate.

Wie lange dauert eine „Retro“?

Der Zeitbedarf für eine Retrospektive variiert, je nach Dauer der Iteration. Als Faustregel gilt 1h pro Iterationswoche. Es ist wichtig, das Team bei der Zeitplanung und der sinnvollen Nutzung der Zeit mit in die Verantwortung zu nehmen. 

Wer nimmt teil?

Der Termin ist für das gesamte Team gedacht und ist ein „geschützter Raum“. Das Team kann also offen über interne Probleme sprechen. Vergleiche dazu Psychologische Sicherheit. Es kann sinnvoll sein, den Teilnehmerkreis zu erweitern, wenn Probleme mehr Beteiligte betreffen und gemeinsam an der Verbesserung gearbeitet werden soll.

 

Wie läuft eine Retrospektive ab?

Die 5 Phasen einer Retrospektive

Retrospektiven werden meist in den 5 Phasen nach Derby und Larsen durchgeführt:

1. Intro (Set the stage): Nah der Begrüßung stellt der Moderator eine kurze Check-in Frage, damit jeder Teilnehmende einmal kurz zu Wort kommt. Damit steigt Wahrscheinlichkeit für eine weitere aktive Beteiligung des Einzelnen.

2. Daten sammeln (Gather data): In dieser Phase werden zunächst alle Themen zu Fragen gesammelt wie „Was ist seit der letzten Retrospektive gut oder nicht erwartungsgemäß gelaufen? Welche handfesten Daten liegen dafür vor?“. In diese Phase gehören auch die Ergebnisse der Maßnahmen aus der letzten Retrospektive. Abschließend werden Kategorien der eruierten Probleme gebildet und Prioritäten bestimmt, welcher Themenkategorie das Team sich im weiteren Verlauf widmen möchte. 

3. Einsichten gewinnen (Generate Insights): Hier geht es darum, die Ursachen der Probleme zu analysieren: „Warum sind die Dinge wie sie sind?“ Das Ziel ist es, in der nächsten Phase umsetzbare Maßnahmen zu entwickeln.

4. Maßnahmen beschließen (Decide what to do): Jetzt werden aus den Einsichten gemeinsam konkrete Verbesserungsmaßnahmen beschlossen. Die Maßnahmen sollten SMART sein. Das heißt sie sind

  • spezifisch, weil sie eindeutig sind.
  • messbar, weil man in der nächsten Retrospektive anhand con Daten feststellen, kann ob sie umgsetzt wurden.
  • assignable, weil sie von einer Person als Aufgabe gezogen wurden.
  • relevant, weil sie vom Teams als größter aktueller Verbesserungshebel gesehen werden.
  • terminiert, weil sie bis zur nächsten Retrospektive umsetzbar sind. 

5. Abschluss (Closing): Die Teilnehmenden werfen einen kurzen Rückblick auf die Retrospektive selbst: „Mit welchem Gefühl gehen wir aus dem Termin? Haben wir die Zeit sinnvoll investiert? Was können wir nächstes Mal besser machen? Was soll beibehalten werden?“ Das erlaubt dem Moderator, die nächste Retrospektive zu verbessern.

Klingt gut, noch ein paar Ratschläge?

Tipps für erfolgreiche Retrospektiven

  • Moderator: Bestimmen Sie eine „allparteiliche Person“ zum Moderator der Retrospektive. Allparteilich bedeutet auch, dass sie ihre eigene Meinung gänzlich außen vor lässt und sich auf die Moderation der Gesprächsführung konzentriert. Achten Sie auf ausgeglichene Wortbeiträge. Falls das schwierig ist, teilen Sie das Team in mehrere kleinere Gruppen (Breakout Sessions) und führen die Ergebnisse im Anschluss zusammen.
  • Maßnahmen: Treffen Sie konkrete SMARTe Maßnahmen, um die Chance für Verbesserungenschritte zu maximieren.
  • Keine Themenspeicher: Legen Sie keinen Themen-Pool an, um Themen nach und nach oder gar über mehrere Wochen abzuarbeiten. Das Motto lautet: „Was wichtig ist, wird in der nächsten Retrospektive von selbst wieder aufkommen!“
  • Alle Phasen durchgehen: Überspringen Sie die 3. Phase, „Einsichten gewinnen“, nicht. Denn wenn Sie von den Daten direkt auf die Maßnahmen schließen, besteht die Gefahr das Problem statt die Wurzel packen, Symptomen zu bekämpfen .
  • Reflexion: Überprüfen Sie die getroffenen Maßnahmen aus der letzten Retrospektive und entscheiden Sie, welche sie dauerhaft übernehmen und welche sie verwerfen sollten. Wenn Teilnehmende den Nutzen der Retrospektive nicht erkennen, fragen Sie sie offen, wie sie für nützlicher werden kann. 
  • Timeboxing: verwenden Sie eine Stoppuhr oder TimeTimer. Geben Sie dem Team für jedes Thema zunächst 10 min. Nach Ablauf fragen Sie, ob um 5 min verlängert werden soll. Dieses Vorgehen hilft dem Team bei der Ergebnisorientierung. 
Agile Coaching Action

Was braucht es vor, während und nach einer "Retro"?

Checkliste für Ihre erste Retrospektive

Moderation

  • Gibt es einen Moderator und ist jedem klar, wer das ist?
  • Bereitet der Moderator die Retrospektive vor?
  • Hält sich der Moderator aus der inhaltlichen Diskussion heraus?
  • Setzt der Moderator Hilfsmittel wie Moderationswände und -karten angemessen ein?
  • Variiert der Moderator die Durchführungsform der Retrospektive?

Ablauf

  • Wird die Timebox für die Retrospektive eingehalten?
  • Findet die Retrospektive in einer angstfreien, produktiven, psychologisch sicheren Atmosphäre statt?
  • Sind alle Teilnehmer aktiv dabei?
  • Werden die Ursachen für Probleme analysiert?

Ergebnis

  • Generiert die Retrospektive konkrete, umsetzbare Maßnahmen? (möglichst SMART definiert)?
  • Werden die beschlossenen Maßnahmen umgesetzt?
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