Erfahren Sie, wann agiles Arbeiten sinnvoll ist, wie es geht und was es für Ihr Team bedeutet.

Ein agiles Team beim Arbeiten in einem Office

Agilität macht Unternehmen schneller handlungsfähig

Was bedeutet agiles Arbeiten?

Agiles Arbeiten zeichnet sich im Kern dadurch aus, möglichst schnell eine erste, benutzbare Version eines Produktes oder einer Dienstleistung zu entwickeln – und so frühzeitiges ein erstes Kund:innen-Feedback zu erhalten. Auf dessen Grundlage lassen sich sodann gezielt Optimierungen umsetzen, die das Ausgangsproblem noch effektiver lösen. Diese Arbeitsweise, nach der immer wieder „geprüft“ und „angepasst“ wird, nennt sich „Inspect und Adapt“ und gehört zum Grundprinzip von agilem Arbeiten. Es beruht darauf, durch Anpassung und Lernen ein kundenrelevantes Problem zu lösen. Damit aber agile Arbeitsweisen im Unternehmen funktionieren, braucht es neben agilen Methoden wie Scrum oder Kanban insbesondere ein agiles Mindset.

Welche Vorteile agile Arbeitsweisen mit sich bringen, auf welchen weiteren Grundprinzipien Agilität fußt und wie Sie agiles Arbeiten in Ihrem Unternehmen einführen können, erfahren Sie in diesem Artikel.

Das bringt Agilität für Unternehmen

Warum agil arbeiten?

Angesichts von Globalisierung und Digitalisierung stellt eine hohe Reaktionsfähigkeit von Unternehmen einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil dar. Zudem haben sich die Ansprüche von Menschen an ihre Arbeit verändert. Immer öfter steht Sinn und Selbstentfaltung im Vordergrund. Flexible Arbeitszeitmodelle und die Auflösung von streng hierarchischen Führungsstrukturen gewinnen an Popularität. Agilität löst keine dieser Herausforderungen direkt. Sie kann Unternehmen aber zu der Flexibilität und Dynamik verhelfen, die sie benötigen, um der gewachsenen Komplexität gerecht zu werden.

Agile Arbeit - 6 Vorteile für Unternehmen

Kurze Time-to-Market

Agile Teams entwickeln in relativ kurzer Zeit eine erste „brauchbare“ Version, ein sogenanntes Minimum Valuable Product (MVP) eines Produktes bzw. einer Dienstleistung. „Brauchbar“ bedeutet, dass der Kern-Zweck erfüllt ist. Das Produkt bzw. die Dienstleistung kann also an die User bzw. Endkund:innen sehr früh schon ausgeliefert werden. Das heißt aber nicht, dass diese Version schon perfekt sein soll.

Mehr Transparenz

Agile Arbeitsmethoden erlauben einen sehr realistischen Blick auf die Projektdauer. Denn die Arbeit erfolgt in vergleichbaren Zyklen (analysieren, entwickeln, testen). Da nicht unterschiedliche Arbeitsschritte aufeinanderfolgen, sondern parallel ablaufen, lässt sich die Zeit von Output zu Output gut vorhersagen, selbst wenn die Anforderungen mal höher oder kleiner sind. Das schafft maximale Transparenz im Hinblick auf den Projekt-Fortschritt.

Bessere Produkte

Die iterative Produktentwicklung macht es möglich, Lösungen zu finden, die schneller, komfortabler und effektiver das Kund:innen-Problem lösen. Das liegt daran, dass nicht spekuliert wird, was die Lösung können muss. Es wird von Version zu Version in Erfahrung gebracht, was die Kund:innen wirklich benötigen.

Hohe Flexibilität

In der klassischen Produktentwicklung wird nach dem sog. „Wasserfallprinzip“ gearbeitet. Zunächst werden die Anforderungen an die Lösung analysiert, dann wird über Monate entwickelt und zuletzt getestet. Nicht selten kommt es am Ende zu nachträglichen elementaren Änderungen, die einen großen Aufwand bedeuten. Agile Methoden erhöhen die Flexibilität für Kund:innen, da regelmäßig und in kurzen Abständen das Produkt ausgeliefert und optimiert werden kann.

Risikominimierung

Kommen ein Produkt oder eine Dienstleistung am Markt am Ende wie erhofft gut an? Das kann man nur schwer vorhersagen. Agiles Arbeiten kann Marktrisiken eingrenzen, weil schon die erste Kernversion direkt am Markt getestet werden kann.

Höhere Zufriedenheit bei Angestellten

Ein weiteres Grundprinzip agiler Arbeit neben dem iterativen Entwickeln sind selbstorganisierte autonome Teams. Das autonome und selbstverantwortliche Arbeiten und der enge Kund:innen-Kontakt führen zu einem Gefühl von hoher Selbstwirksamkeit, was nachweislich die Mitarbeiter:innen-Zufriedenheit erhöht.

Wer hat's erfunden?

Ursprung der agilen Arbeitsweise

Der Februar 2001 gilt als die Geburtsstunde von Agilität. Damals trafen sich 17 Software-Entwickler in US-Bundesstaat Utah, um über eine flexiblere Arbeitsweise für bis dato schwerfällige Software-Entwicklungsprozesse zu debattieren. Die agilen Pioniere einigten sich auf die bis heute in der agilen Welt geltenden 12 Prinzipien und 4 Leitsätze von agiler Arbeit. Diese haben sie im sog. „Manifesto for Agile Software Development“ festgehalten. Sie prägen bis heute das agile Mindset, und zwar nicht nur in der Welt von Software-Entwickler:innen.

Exkurs: „Was ist ein agiles Mindset“ und warum ist es entscheidend für agiles Arbeiten

Die 4 Wertepaare des agilen Manifests

“Wir erschließen bessere Wege, Software zu entwickeln, indem wir es selbst tun und anderen dabei helfen. Durch diese Tätigkeit haben wir diese Werte zu schätzen gelernt:“

  1. Individuen und Interaktionen mehr als Prozesse und Werkzeuge
  2. Funktionierende Software mehr als umfassende Dokumentation
  3. Zusammenarbeit mit dem Kunden mehr als Vertragsverhandlung
  4. Reagieren auf Veränderung mehr als das Befolgen eines Plans

„Das heißt, obwohl wir die Werte auf der rechten Seite wichtig finden, schätzen wir die Werte auf der linken Seite höher ein!“

Aufgaben fokussiert und schrittweise lösen

Agile Arbeit: Das unterscheidet agiles Arbeiten von klassischen Arbeitsformen

Kleinschrittige Vorgehensweise

Ein wesentlicher Unterschied zu klassischen Arbeitsmethoden ist die kleinschrittige Vorgehensweise, von der schon oben die Rede war.

Es wird nicht zu Anfang festgelegt, wie die Endlösung beschaffen sein soll, sondern das agile Team nähert sich an die Lösung in kleinen Schritten heran. Es fokussiert sich darauf, schnell eine nutzbare Version zu erstellen, die schon das Kund:innen-Problem löst, wenn auch noch nicht perfekt.

    Inspect & Adapt

    Nach jeder Version, d.h. iterativ, wird gemeinsam mit den Kund:innen überprüft, wie gut die erstellte Version das Ausgangsproblem löst und was verbessert bzw. noch entwickelt werden muss. Das ist das Prinzip von Inspect & Adapt (auf Deutsch etwas „prüfen“ und „anpassen“).

    Lern- und Fehlerkultur 

    Nicht zuletzt bedeutet das iterative agile Arbeiten, dass das Team offen sein muss, immer weiter dazu zu lernen und insofern auch Änderungen und Fehler zu akzeptieren. Das klingt im ersten Moment eventuell banal, erfordert aber ein grundsätzliches Umdenken und eine entsprechende Arbeitskultur im Unternehmen.

    Kund:innen-Nähe und Endkund:innen-Zentrierung

    Für das Prinzip von Inspect & Adpat ist ein direkter Austausch mit den Auftraggeber:innen, oder idealerweise mit Enkund:innen, nötig. Das bedeutet wiederum, dass – anders als im klassischen Projektmanagement – kein:e Key Account Berater:in oder andere Personen zwischengeschaltet sind. Die Kund:innen-Interaktion findet unmittelbar statt.

    Ende-zu-Ende-Fertigstellung 

    Aus dem Prinzip von Inspect & Adapt lässt sich eine weitere Besonderheit von agilen Arbeitsweisen ableiten. Jeder einzelne Schritt ist gleichbedeutend mit einem festen Arbeitspaket, das während der Entwicklungsphase nicht verändert wird. Erst durch das Kund:innen-Feedback können neue Aufgaben bzw. Anforderungen an das Team herangetragen werden.

    Zusammenfassung: Was macht agile Arbeit aus?

    1. Kleinschrittige Vorgehensweise: Der Fokus liegt auf frühem Kund:innen-Nutzen.
    2. Inspect & Adapt: Prüfung der kleinen Schritte in regelmäßigen Abständen durch direktes Kund:innen-Feedback.
    3. Kund:innen-Nähe und Endkund:innen-Zentrierung: Es besteht eine geringe Distanz zwischen Problem und agilem Team (Problemlöser:innen).
    4. Fokus auf Ende-zu-Ende-Fertigstellung von Arbeitspaketen.
    5. Fokus aufs Lernen: Durch Testen werden immer weitere Erkenntnisse über die Beschaffenheit bzw. die Anforderungen gewonnen.

    Agilität ist nicht die Antwort auf alles

    Wann ist agiles Arbeiten sinnvoll?

    Auch wenn die agile Idee aus der Software-Entwicklung stammt, ist agiles Arbeiten nicht nur darauf beschränkt. Agilität ist aber auch kein Allheilmittel, das immer und überall optimale Ergebnisse verspricht. In welchen Kontexten agiles Arbeiten sinnvoll ist, lässt sich anhand des sog. Stacy Landscape Diagramms ablesen (siehe Abbildung):

    • Simple: Alle Anforderungen sowie der (technologische) Lösungsweg sind klar.
    • Complicated: Nicht alle Anforderungen, aber auch nicht der komplette (technologische) Lösungsweg sind sofort klar. Durch Analysen und Entwicklung kommt man jedoch irgendwann zum Ergebnis.
    • Complex: Die konkreten Anforderungen und der entsprechende (technologische) Lösungsweg ergeben sich erst durch das Entwickeln und Testen, also sozusagen rückwirkend.
    • Chaos: Weder die Anforderungen noch der Lösungsweg sind je vorhersagbar und ändern sich kontinuierlich. Was heute gilt, gilt morgen nicht mehr.

    Der „komplexe“ Kontext ist ideal für Agilität, weil in ihm durch kleine Schritte die Anforderungen und somit auch der (technologische) Lösungsweg immer konkreter werden. Durch Ausprobieren erhält man eine Orientierung, ob man richtig vorgeht.

    Beispiele, wo agiles Arbeiten funktioniert

    • Software-Entwicklung
    • Optimierung von Abläufen und Arbeitsprozessen
    • Entwicklung von Marketing-Strategien
    • Qualitätsoptimierungen
    • Übersetzungen

    Das braucht es, damit Agilität klappt

    Voraussetzungen für Agilität

    Agiles Arbeiten bzw. Agilität ist kein Zustand, den man nach einer Einführungszeit erreicht. Wie bei der agilen Produktentwicklung selbst braucht es auch bei der agilen Transformation eine schrittweise Umsetzung, kontinuierliche Verbesserung und stetiges Dazulernen. Folgende Voraussetzungen müssen geschaffen werden, damit agile Werte und Prinzipien gelebt und agile Methoden erfolgreich angewandt werden können:

    Autarke und selbstorganisierte Teams

    Agiles Arbeiten funktioniert ausschließlich mit Teams, die bei der Lösung des kundenrelevanten Problems nicht weisungsgebunden sind und nicht von anderen abhängen, also interdisziplinär besetzt sind. Führungskräfte müssen ihre Rolle neu definieren (s. u.). Sie geben eventuell das „Was“ und „Warum“ vor, das Team entscheidet aber selbst über das „Wie“. Die Selbstorganisation betrifft die Arbeitsweise, den Lösungsweg bzw. die Produktentwicklung sowie nötige Verbesserungen.

    Agiles Arbeiten in verteilten Teams: Was passiert, wenn das agile Team nicht an einem Ort zusammenarbeitet?

    Offene Kommunikation und Austausch 

    Damit Lernen und Verbesserung nach der agilen Denkweise eine Chance haben, braucht es offene Kommunikation und den regelmäßigen Austausch. Das bedeutet, dass jede:r im Team den gleichen Zugang zu Informationen haben muss. Nur wenn alle den gleichen Wissensstand haben, können Teams autonom und selbstorganisiert Entscheidungen über das weitere Vorgehen treffen und erfolgreich an der gemeinsamen Aufgabenstellung zusammenarbeiten.

    Klares, gemeinsames Leitbild

    Eine agile Grundhaltung sowie agile Praktiken und Methoden bedingen sich gegenseitig. Es bringt wenig, agile Frameworks wie Scrum einzuführen, dann aber beispielsweise Teamabhängigkeiten nicht aufzuheben. Agilität funktioniert aber auch nicht allein durch die richtige Grundeinstellung. Es braucht auch Praktiken und Methoden, damit Agilität in der Praxis umsetzbar wird.

    Rolle von Führungskräften

    Agiles Arbeiten verändert die Arbeitsweise von Teams und von Führungskräften. Letztere kümmern sich nicht mehr darum, wer, wenn, welche Aufgabe auf welche Weise löst, sondern leben agile Denk- und Arbeitsweisen vor und machen das agile Arbeiten überhaupt erst möglich, indem sie die nötigen Bedingungen und Voraussetzungen schaffen. Dazu gehört es u.a. psychologische Sicherheit bei den Mitarbeiter:innen herzustellen.

    Methodische Ausgestaltung des agilen Arbeitens

    Agile Arbeitsmethoden

    Es gibt eine ganze Reihe methodischer Ansätze für agiles Arbeiten. Am weitesten verbreitet sind:

    Schrittweise agiler werden

    Agile Transformation

    Agilität kann nicht einfach über Nacht eingeführt werden. Agiles Denken und Handeln erfordert einen längeren Lern- und Übungsprozess. Agile Transformation kann als eine lange Reise angesehen werden, die man im Voraus nicht kennt und die auch kein Ende hat. Das Motto lautet auch hier „kontinuierliche Verbesserung“ durch Lernen. Das Schwierige am Anfang sind die unbekannten Stellschrauben, an denen gedreht werden muss, um in die Agilität zu starten.

    Agile Transformation mit it-agile: unser bewährtes Vorgehen mit unzähligen Unternehmen seit 2005 

    4 Ideen für den Einstieg in agile Arbeit

    1. Annahmen durch Experimente überprüfen
      Wenn Sie oder Ihr Team aktuell nicht fokussiert arbeitet oder zu wenig Zeit hat, für innovative oder kreative Lösungen, gehen Sie auf Ursachenforschung durch Experimente. Testen Sie Ihre Annahmen, indem Sie einen relevanten Faktor verändern.
      Beispiel: Sie oder Ihr Team wird ständig durch eingehende E-Mails, Telefonate oder Ähnliches gestört. Testen Sie mal, ob und inwieweit eine „ruhige Stunde“ zur Produktivitätssteigerung führen kann. Das Team arbeitet also in dieser Stunde nur an seiner Aufgabe und steht für Zwischenfragen und Ähnliches nicht zur Verfügung.
    2. Arbeitsprozesse visualisieren
      Oft ist auf den ersten Blick gar nicht klar, warum man selbst oder ein Team nicht fokussiert genug an einer Problemlösung arbeiten kann. Mithilfe von visuellen Methoden können Sie Transparenz schaffen.
      Beispiel: Sammeln Sie für 1–2 Monate die unterschiedlichen Aufgaben, mit denen Sie bzw. das Team beschäftigt war und kategorisieren Sie diese, z. B. „Problemlösung“, „unerwartete Schnellschüsse“ oder „sonstige Unterbrechungen“. Welche Aufgaben fanden am häufigsten statt?
    3. Über Retrospektiven gemeinsam Verbesserungen beschließen
      Führen Sie einmal in Ihrem Team eine Retrospektive durch. Das sind Teamtreffen, in denen agile Teams gemeinsam ein Blick in die Vergangenheit werfen, um folgende Fragen zu klären: Was läuft gut? Was läuft nicht so gut? Und: Welche Verbesserungsmaßnahmen sollten wir treffen, damit es besser läuft? Retrospektiven sind ein guter Einstieg in die Agilität, um gemeinsam Probleme anzugehen und an Lösungen zu arbeiten.
      Was sind Retrospektiven: Vorteile, Nutzen und Tipps. 
    4. Fokus schaffen durch Priorisierung
      Agilität heißt auch, fokussiert an einem Problem zu arbeiten. Wenn das nicht möglich ist, gibt es in der Regel zu viele nicht-priorisierte Aufgaben. Wenn alles gleich wichtig ist, versucht man auch alles gleichzeitig zu machen. Schauen Sie sich einmal in Ihrem Team an, welche Aufgaben auf dem Tisch liegen, und priorisieren Sie sie, um mehr Fokus auf die wichtigsten Aufgaben zu setzen.

    Fazit

    Agile Arbeit in einem Satz

    Nach unserer Auffassung lässt sich Agilität bzw. agiles Arbeiten am besten so beschreiben:

    „Autonome Teams mit Business-Fokus, die ihren Prozess in Besitz und Verantwortung nehmen.“

    Unsere Angebote für Ihren Start in die Agilität

    e-Learning „Einführung in Agilität“

    In kurzen Videos vermitteln wir Ihnen die Grundlagen, Begriffe und Prinzipien der agilen Arbeitsweise.

    Aufwand: ca. 3 Stunden

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    Agiles Coaching

    Schulungen sind ein guter Auftakt für agiles Arbeiten, doch im Tagesgeschäft können sich alte Muster schnell wieder einschleichen. Agile Coaches begleiten Sie bei der praktischen Umsetzung.

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