Wir können auch anders! Leadership, Management und Alignment

So sah die Herausforderung unseres Kunden aus

Schnelles Wachstum ohne dem Unternehmen zu schaden

Unser ehemaliger Kollege Arne Roock war damals als Coach bei Jimdo unterwegs. Eines Tages unterbreitete ihm Fridtjof Detzner (Mitbergründer und Geschäftsführer), dass in dem Jahr geplant sei, 50 bis 60 neue Kolleg:innen einzustellen. Arne erklärte Fridtjof kurzerhand für übergeschnappt, ein Wachstum um 100 % innerhalb eines Jahres könne doch niemals gut gehen!

Arne wurde eines Besseren belehrt und berichtet im in dieser Broschüre ausführlich über seine Beobachtungen bei Jimdo. Hier lesen Sie einen Ausschnitt:

Skalierung ist eine der größten Herausforderungen für Firmen, nicht nur für Startups. Anforderungen an das Produkt und den Support wachsen, es gilt durch neue Features und die Erschließung neuer Märkte konkurrenzfähig zu werden und auch zu bleiben. Technische Schulden aus der Anfangszeit wollen beglichen werden. Dafür bedarf es neuer Mitarbeiter:innen. Dieses Wachstum hat Einfluss auf Prozesse und Strukturen im Unternehmen. Wenn man jedoch, wie Jimdo, kein Freund starrer prozesse, Budgets, Projektmanagement und verschiedener Managementebenen ist, wie sähe da ein besserer Weg aus, um dieses Wachstum zu meistern?

Prozesse komplett außen vor zu lassen, ist nich zielführend. Wie kann man es schaffen sinnvolle Prozesse einzuführen und weiter zu entwickeln, ohne dabei die Mitarbeiter:innen einzuengen, sie in ihrer Kreativität zu behindern oder die Firmenkultur durch zu starre Vorgaben zu beschädigen?

Transparenz, Kommunikation und Austausch unter den Mitarbeitenden aus verschiedenen Abteilungen oder Teams, kann mitunter kompliziert sein. Wie kann man, ohne sie die ganze Woche von Meeting zu Meeting zu jagen, seinen Mitarbeiter:innen die Möglichkeit zum fachlichen und sozialen Austausch bieten?

So konnten wir gemeinsam mit unserem Kunden anpacken

Transparenz, Kommunikation und Austausch fördern

Skalierung: Um sich ihrer Firmenkultur klar zu werden, zogen sich die 10 dienstältesten Mitarbeiter in ein Häuschen in Dänemark zurück und erarbeiteten die Grundlage für das Jimdo-Kulturhandbuch. Wichtig erschienen beispielsweise Menschlichkeit, Spaß bei der Arbeit, ein bisschen verrückt sein und dass es keine Deadlines gibt. Es wurde eine Feelgood-Managerin eingestellt, die die Jimdo-Kultur verstärken und kontinuierlich daran arbeitet, dass die Mitarbeiter sich mit dem Unternehmen identifizieren und gerne zur Arbeit gehen, dass neue Kolleg:innen gut ankommen und alle konstruktives Feedback geben und annehmen können.

Prozesse: Der Wunsch nach einer sanften Einführung in kleinen Schritten und ständiger Adaption, führte nach und nach in unterschiedlichen Teams Kanban eingeführt. Jimdo ist zwar in unterschiedliche Teams aufgeteilt, aber letztlich arbeiten alle Teams gemeinsam am selben Produkt. Um Mechanismen für teamübergreifende Zusammenarbeit zu entwickeln, orientiert sich Jimdo an den Prinzipien und Praktiken von Kanban. Durch das gemeinsame Lernen (auch aus Fehlern) sind drei wichtige, firmenweite Formate zum Austausch entstanden: Teamverløtung, Goal#1 und Open-Prio-Meeting.

Transparenz, Kommunikation und Austausch: 

Teamverløtung: Eine einmal wöchentlich stattfindende 45 minütige Versammlung mit allen Mitarbeitenden, locker sitzend oder stehend mit Getränk in der Hand. Die Gründer berichten von den aktuellen Zahlen und stellen neue Kolleg:innen vor, welche mit Applaus begrüßt werden. Es werden wichtige Neuigkeiten bekannt gegeben und anschließend berichten drei nach dem Rotationsverfahren bestimmte Teams, was bei ihnen so anliegt, was gut vorwärts geht und wo sie Hilfe benötigen könnten. Danach hat die Feelgood-Managerin das Wort und gibt bekannt, welche zwei Kolleg:innen im Anschluss an das Meeting einen Tee zusammen trinken werden. So lernen sich auch teamfremde Kolleg:innen mal kennen. Für die Teams im Ausland gibt es ein Protokoll und Video, damit auch sie auf dem Laufenden sind. 

Goal#1: Um bei über 100 Mitarbeitenden fehlendes Alignment auszuschließen, haben die drei Gründer sich auf das nächste große Ziel der Firma geeinigt, es in der Teamverløtung kommuniziert und gut sichtbar im Büro ausgehängt. Ein gegründetes Goal#1-Team kümmert sich um die Umsetzung. Alle 2 bis 4 Wochen gibt es das Goal#1-Meeting mit Vertreter:innen aus den 12 anderen Teams, um dort Unterstützung zu bekommen. Die Vorteile dieses Goal#1 sind: Klarheit (alle im Unternehmen kennen das wichtigste Projekt und arbeiten vorzugsweise daran), schnelle Entscheidungen (das Ziel hat Vorrang und es werden ggf. Leute aus anderen Teams dafür abgezogen) und Selbstbewusstsein (Selbstbewusstsein der Firma und Zusammengehörigkeitsgefühl sind angestiegen). 

Open-Prio-Meeting: Oft versauern Ideen und Anforderungen an Teams ohne Rückmeldung an Vorschlagswänden oder in den Backlogs. Um dem entgegen zu wirken bietet beispielsweise das Feature Team alle zwei Wochen einen einstündigen Termin an. Die neuen Anforderungen werden kurz vorgestellt. Alle Mitarbeitende müssen dabei motivieren, warum „seine“ oder „ihre“ Anforderung wichtig für Jimdo ist und in den nächsten zwei Wochen erledigt werden sollte. Daraufhin entscheidet das Team gemeinsam mit Fridtjof, welche dieser Anforderungen es diesmal annimmt. Alle Anforderungen, die nicht angenommen werden können, gehen direkt zurück an die Stakeholder. Vorteile: Die Leistungsfähigkeit des Teams ist besser sichtbar, die Gefahr des Überladens ist nicht mehr gegeben, da die Stakeholder mehr miteinander sprechen, in dem Meeting ist geballtes Wissen aus unterschiedlichen Bereichen vertreten, was oft zu einfachen und kreativen Lösungen führt.

Der Beitrag von it-agile

It-agile unterstützt Jimdo seit 2010 beim Aufbau von lean/agilen Strukturen und deren permanenter Anpassung. Das beinhaltet unter anderem:

• Sparringspartner für die Gründer:innen zu verschiedenen Themen (z. B. Goal#1)
• Moderation von Retrospektiven und anderen Workshops
• Ausbildung von Retrospektiven-Moderator:innen und internen Coaches
• Coaching einzelner Teams
• Mitarbeit in der „Arbeitsgruppe Organisationsentwicklung“